Guide till videokonferens & online­möten

En förutsättning för att kunna jobba hemma är att det går smidigt och enkelt att ha möten och konferenser med kollegor och partners, utan att fysiskt träffas, med hjälp av bland annat chatt ­ och videosamtal. Här är en checklista i fem steg för lyckade onlinemöten ­ och videokonferenser:

1. Inför: en bra mötesomgivning

  • Se till att inte ha en massa plock runt dig. En neutral och prydlig bakgrund minskar risken för att övriga deltagare blir distraherade.
  • Inga störande ljus i bakgrunden. Det kan blända eller försämra kvaliteten för dig eller andra deltagare.
  • Dubbelkolla vinkeln på din kamera så de övriga deltagarna ser dig rakt framifrån, och kan få ögonkontakt. Testa allting innan det riktiga mötet. Så du ser att allting funkar som det ska.
  • Ha allt till hands. Se till att ha alla dokument och annat du kan behöva under tiden nära tills hands.
  • Ta en snabb titt i spegeln. Kolla att du ser representabel ut och att du är klädd passande för den typen av möte som du ska delta i.

2. Inför: förbered ditt innehåll

  • När du bjuder in till mötet, specificera vad mötet ska handla. Berätta vad som förväntas av deltagarna så de får en chans att förbereda sig.
  • Definiera målet/en med mötet. För dig själv samt vad var deltagare får ut av att delta.
  • Ha koll på vilka som deltar. Om mötet är med externa samarbetspartners, eller andra som är nya för dig eller inte är
    kollegor: läs in dig på vilka de är och vad de gör, till exempel via LinkedIn, så du har koll på vilka du pratar med.
  • Förbered en dagsordning för mötet. Som visar vad ni skall prata om, i vilket ordning och hur lång tid (cirka) mötet kommer ta.
  • Förbered en presentation
  • Om du inte har en presentation. Skriv ner vad du ska prata om, dagens datum och dina uppgifter i ett dokument på skärmen.
    Ha sedan ett tomt dokument tillgängligt där du skriver ner kommentarer och frågor, live på skärmen.

3. Övriga förberedelser

  • Stäng ner alla öppna fönster och program som du inte behöver under mötet.
  • Ha ett glas vatten till hands.
  • Skapa en mapp på skrivbordet för alla dokument som behövs under mötet.
  • Ha en klocka till hands. Så du ser att du följer tidsschemat.

4. Under mötet

  • Starta allt i förväg. Starta gärna kameran/videon och/eller det program som mötet skall hållas i, ca 5 minuter före mötet startar (till exempel Skype, Adobe Connect).
  • Välkomna övriga deltagare. När de ansluter sig och försök att hålla igång ett samtal (där alla involveras) tills alla är “närvarande” och redo att börja.
  • Inled med att förklara varför mötet hålls. Förklara vilket samtalsämne (eller vilka ämnen) som mötet skall fokusera på.
  • Spela in mötet. Kontrollera att alla deltagare är med på att bli inspelade först.
  • Dela din skärm och för protokoll. Så här kan alla hänga med och ta del av vad som bestäms, vem som skall göra vad. Detta
    gör att inget missförstånd uppstår och bidrar till både samförstånd och transparens.

5. Efter mötet

  • Dela mötesinspelningen. Även med inbjudna som inte hade möjlighet att delta.
  • Dela mötesprotokoll och eventuella “action points” samt övriga aktuella dokument. Använd dig av ett enkelt program där alla deltagare har lätt att komma åt allting. Exempelvis kan du använda Google Drive eller Citrix ShareFile.
  • Hitta förbättringsmöjligheter. Kolla igenom din mötesinspelning för att se om det finns förbättringsmöjligheter inför nästa
    möte.

Lycka till!

 

Ska du gå hem redan?

Forskare vid centret Work, technology and social change och Arbetsmiljöhögskolan på Lunds universitet driver projektet  Ska du gå hem redan?  om arbetsmiljöer och arbetsvillkor i den rumsupplösta, Internetbaserade och globala arbetsplatsen.

Syftet med projektet är att studera hur gemensamma spelregler vad gäller arbetets rumsliga och tidsliga förläggning framförhandlas, upprätthålls och kommuniceras i en miljö som präglas av otydlighet och gränslöshet.

Enkäten, som besvaras av 400 000 svenskar, ska kartlägga hur arbetstagare förväntas arbeta gränslöst med hjälp av digital teknik. Det ska också undersökas vad denna ”gränslöshet” kan få för konsekvenser för upplevelser av stress och hälsa.

Projektet är finansierat av FORTE – Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd och bedrivs av Mikael Ottosson och Calle Rosengren, båda forskare vid Lunds universitet.

På hemsidan, skadugahemredan.se, sprids forskningsresultat men  fungerar även som ett forum för diskussion och debatt vad gäller frågor som rör arbetsvillkoren i det digitala arbetslivet.

Minskat bilåkande och minskad stress

entrepreneur-593360_1920

Hälsoexperterna är eniga om att stress försämrar hälsan, klimatforskarna är eniga om att fossila utsläpp försämrar miljön. Bilarna är huvudsakligen fossildrivna och många uppger att de stressas av biltrafiken. Lägg ihop dessa bitar och vi får ett pussel som tydligt visar att det på många sätt är välkommet att minska bilåkandet i vardagen.

Vi reser i snitt 40 km och en drygt timme per invånare och dag; trots allt modernare transporter har inte restiden minskat eftersom sträckorna ökat och – i våra storstäder – eftersom bilköerna stjäl tid.

Omkring 77 % av resorna sker med bil, som passagerare eller chaufför. Genom att resa mindre, smartare eller kortare kan vi frigöra tid och öka känslan av tillfredsställelse och lycka.

Som privatperson, företag och politiker har vi ett gemensamt ansvar för att lägga grunden för ett hållbart samhälle, privat och globalt. En hållbar vardag är således en fråga för familjen, arbetsgivaren och politiken. Genom att minska arbetsresandet kan vi byta onödiga miljöutsläpp mot ett högre välbefinnande och få mer tid över.

Det finns också en klimat- och miljönytta i själva det att ibland stanna hemma.

57 % väljer att spara el när de jobbar hemifrån jämfört med när de är på jobbet – vi hushåller helt enkelt bättre med egna resurser.

Idag tillåter tekniken stora delar av vårt arbete på distans. Det gäller naturligtvis inte alla yrkesgrupper, men allt större delar av vår arbetsmarknad kräver inte att man är på den normala arbetsplatsen 5 dagar i veckan, 8 timmar per dag. Den som arbetar hemifrån en dag i veckan kan minska sina arbetsrelaterade resor med 20 procent, och får en mindre stressig vardag. Samtidigt vittnar många arbetsgivare om att mer blir gjort om man ibland jobbar hemma. Distansarbete löser inte allt men är en bra pusselbit i arbetet för ett hållbart samhälle.

Om ett år kan vi jobba på tåget

2011 beslutades att mobiloperatörerna skulle få rätt att från och med den 1 juli 2015 använda 4G-näten i sin fulla omfattning kring tågspåren. Det skulle betyda att den som arbetar på pendeln också skulle ha internetkoppling hela vägen in till Stockholm.

Problemet var bara att 4G-nätens användning skulle störa tågens kommunikationssystem.  Det skulle leda till så stora trafikrisker att tågen inte skulle kunna gå som vanligt.

Därför kom parterna överens om att skjuta upp planerna för en mobiluppkoppling till och med den 1 juli 2016. Först då kommer arbetspendlaren kunna utnyttja tiden på pendeln till fullo för att få jobb gjort.

Men innan arbetspendlaren kan arbeta på distans måste Trafikverket arbeta på att installera skyddsutrustning på alla tåg.

Jag ser fram emot den 1 juli 2016, då jag kan se videor, komma åt arbetsdokument och läsa mail på vägen till jobbet.

Det är verkligen på tiden.

____________________________________________

Du kan läsa regeringens pressmeddelande här.

 

Kontoren stängdes – för miljön!

Den 5 maj stängdes kontoren på många ställen runtom i Sverige. På mer än hundra arbetsplatser uppmärksammades det flexibla arbetslivet på årets Jobba Hemma- dag.

I takt med samhällets digitalisering har fler och fler yrken förändrats. Våra dokument, kontakter och arbetsverktyg finns numera i mobilen och på internet. Denna utveckling har lett till ökad rörlighet och flexibilitet men även utmaningar som att skapa fungerande arbetsmiljöer och se till att arbetstiden inte tar över privatlivet.

Hållbarhet är en huvudpoäng med att jobba hemma. Kör du bil till jobbet och börjar jobba hemma en dag i veckan så har du minskat dina koldioxidutsläpp med 20%. Flera av deltagarna på Jobba Hemma- dagen genomförde videomöten som ett exempel på hur vi kan tillfredställa våra mötesbehov på olika sätt.

På Centralstationen i Malmö samlades representanter för företag, myndigheter och civilsamhälle för ett samtal om miljöpåverkan, produktivitet och livskvalitet. I Karlshamn hölls inspirationsföreläsningar kring det flexibla arbetssättet från klockan nio på morgonen till fyra på kvällen.

Samtidigt som det skapades många fysiska möten ute på caféer och andra nya mötesplatser, stod många kontor helt tomma. Fores var nedsläckt under dagen och de anställda arbetade hemifrån. Effektiviteten ökade utan störningsmoment och tidsslukande tågresor. Mattias Goldmann, Fores VD, hann fågelskåda innan arbetet skulle påbörjas.

Istället för att vara bunden till en plats fördes all kommunikation över digitala kanaler. Online fördes videoseminarier där ingen behövde vara fysiskt närvarande. Dagen uppmärksammades också på TV, i tidningar och bloggar över hela Sverige. På Twitter och andra sociala medier var debatten het under hashtaggen #jobbahemma.

Johan Braw, vd på Sölvesborgshem, sammanfattade jobba hemma- idén “som ett verktyg för att skapa attraktiva och dynamiska arbeten, inte som något slags huvudarbetssätt”. Jobba Hemma-dagen spenderades på olika sätt – vissa fick tid att ta tag i arbete vid fokuserat hemarbete, andra hittade nya sociala möten på caféer, en tredje läste rapporter i solstolen vid havet. Överallt pågick en givande debatt kring hur digitala verktyg kan användas för att stödja ett flexibelt arbetssätt.

Vi kommer med största sannolikhet jobba både hemma och på kontor framöver. Men att kontoret inte längre bara är en plats verkar de flesta bedömare vara överens om.

Nyhetsbevakning av Jobba Hemma-dagen

 

Här nedanför ser du en liten sammanställning av några av de artiklar, bloggar och videorepotage som handlade om Jobba Hemma-dagen.

Vi blev väldigt glada av att se att människor från hela Sverige var intresserade och deltog! Tidningar från Norrland, Småland, Skåne, Södermanland och Dalarna skrev om dagen, för att bara nämna några få. Gensvaret till projektet har varit positivt och intresset stort.

Vi vill också tacka er som varit med och skrivit texter, haft åsikter och varit med i debatten kring hur vi bäst kan skapa en positiv utveckling för det framtida arbetslivet.

Precis som vi önskar oss var debatten nyanserad  – både distansarbetetes negativa fällor och positiva möjligheter diskuterades.

Tack för en bra debatt!

—————————————————————-

Fortsätt läsa Nyhetsbevakning av Jobba Hemma-dagen

Tävling: Bästa tipset för virtuella möten!

Jobba hemma. Arbeta själv, fika själv, planera själv, lösa uppgifter själv. Kan det inte bli lite ensamt?

Inte alls! För möten, både arbetsmässiga och sociala är bara några knapptryckningar bort. Löftet om virtuella möten, som videokonferenser, har funnits länge. De som försökte sig på videmöten tidigt kan fortfarande vara skadade av teknik som inte fungerade, utrustning som inte passade ihop med mera. Det är faktiskt först nu, med den enkla tekniken, som virtuella möten slagit igenom stort och bara växer. Alla har ett potentiellt möte i fickan i form av sin smarta telefon, läsplatta eller bärbara dator. Det är nu bara upp till oss att använda den på bästa sätt!

”Virtuella Möten – Effektiv Gränslös Kommunikation” (Liber, 2014) är skriven av oss, Lena Lid Falkman – forskare vid Handelshögskolan i Stockholm, och Tomas Falkman – IT-säkerhetsspecialist med stor vana av att arbeta globalt. Det är den första boken i ämnet på svenska, och den innehåller både forskning, våra egna erfarenheter och fallstudier från sex olika organisationer i Sverige, allt från internationella Microsoft, Rikspolisstyrelsen till en liten ideell organisation. Vi upptäckte att boken behövs, för att samarbeta flexibelt oavsett geografi kan ändra hur vi arbetar, både som företag och som enskilda individer!

Här är några tips kring hur du kan använda just virtuella möten för att arbeta effektivt och flexibelt när du #jobbahemma.

  • Kommunicera om hur ni ska kommunicera! Det finns studier som visar att man kan få lika mycket förtroende för varandra i ett virtuellt team, som i ett fysiskt team. Men det är en annan typ av förtroende som uppstår. Istället för att ni skapar förtroende för att ni gillar varandra socialt, så uppstår istället ett aktionsstyrt förtroende. Det är genom att dina arbetskamrater levererar när de ska och hör av sig när de lovar som gör att du får förtroende för dem. Lösningen för att få virtuella team att fungera är just att kommunicera om hur man ska kommunicera. Hur ofta ska ni höras av? Genom vilka kanaler ska vilken information ges?
  • Leta arbetskamrater efter kompetens – inte geografi! Många arbetsuppgifter idag är komplicerade och kräver samarbete. Därför är det förstås bäst om det är rätt personer med rätt kunskap som löser uppgifterna! Med virtuella möten behöver du inte längre jobba med någon för att de råkar sitta på ditt kontor. Du kan jobba med den i ditt nätverk eller företag som har rätt kompetens, oavsett var i världen personen sitter! Detta kan ändra hur företag rekryterar och hur du tänker kring vem du vill jobba med!
  • Använd flexibla möten! Vi har en föreställning av att sammanträden innebär att man låser in ett gäng människor i ett rum, och att ingen får gå ut förrän mötet är över. Det här är inte effektivt, varken för företaget eller personerna. Om du har ett telefon-, eller ett videomöte, så kan du hålla flera möten i ett! Först kan ni börja mötet internt och förbereda hur ni ska lägga upp det. Därefter kopplas kunder, leverantörer eller andra in i mötet. Uppstår en fråga, behöver ni inte vänta och bordlägga till nästa möte, utan helt enkelt ringa in den som äger frågan, så kommer ni framåt direkt. Efter mötet så de som har något särskilt att diskutera hänga kvar. Med virtuella möten måste inte alla vara med på allt, utan dina möten kan bli mer flexibla och effektiva.

Skriv till jobbahemma@gmail.com med ditt bästa tips kring hur du använder virtuella möten för att bli mer flexibelt i ditt arbete hemifrån! Då har du chansen att vinna boken ”Virtuella Möten”!

Hoffice jobbar hemma alla dagar!

hoffice

Att arbeta på Hoffice är att arbeta hemma tillsammans med andra. På Hoffice använder vi oss av stödjande sociala strukturer som både gör det enklare för oss att få saker gjort och att möta våra behov av gemenskap, fysisk aktivitet och återhämtning. Det är alltid gratis att gå på Hoffice, då värdarna öppnar sitt hem som en gåva till andra som också delar behov av gemenskap och struktur. Att grunden för alla Hoffice vilar på en gåvoekonomi bidrar tillsammans med strukturen till att det ofta uppstår en varm och stödjande stämning som tyvärr är ovanlig i vårt samhälle idag.

Läs mer på: www.Hoffice.nu

Vad innebär Jobba Hemma för dig?

Hur varierade och flexibla är våra arbetsliv egentligen?

Visa hur DU jobbar hemma med ett foto och ett hemmaplakat som visar var du arbetar idag. Så här kan det gå till:

  1. Skriv ett hemmaplakat som visar var du befinner dig (även vardagsrumssoffan är en plats)

bagarmossen

 

  1. Ta en selfie, eller en wefie om ni är flera, tillsammans med ditt hemmaplakat.

rikard-i-bagarmossen

 

  1. Ladda upp fotot på Instagram, Twitter, Facebook eller andra sociala media. Använd hashtaggen #jobbahemma och till exempel ditt ortsnamn.

 

  1. Klart! Om du vill vara säker på att vi ser fotot och sprider det i våra kanaler kan du mejla oss på jobbahemma@gmail.com, twittra till @jobbahemma eller skriva på Jobba Hemma-dagens Facebooksida.

LO om distansarbete

Belysning och ergonomi ska vara tillfredställande.
Belysning och ergonomi ska vara tillfredställande.

 

Kurt Junesjö skriver i LOs guide ”Distansarbete, datorer, integritet – handbok för anställda” att arbetsmiljölagen i princip gäller vid hemarbete. Det betyder att arbetsgivaren är skyldig att bekosta all utrustning som behövs för att arbetet ska kunna utföras på ett sunt och säkert sätt.

Arbetsskadeförsäkringslagen gäller likaså vid hemarbete, men däremot kan det uppstå bevisproblematik då en försöker avgöra om olyckan skedde under arbete och fritid.

Det finns en god anledning att kolla över kollektivavtalet för att se om detta innefattar distansarbete. Saker som bör kollas över är arbetstidsberäkning, övertidsersättning, arbetstagarens ersättning för arbetslokal, ansvarsreglering för verksamheten, arbetsmiljö liksom kostnader för facklig förtroendeman och skyddsombuds verksamhet vid hemarbete.

Du kan läsa hela handboken här.

ett flexibelt arbetsliv