Utmaningar och möjligheter för Fores Hela Sverige.

Som enda tankesmedja i Sverige driver Fores en omfattande verksamhet för att finnas i hela landet. Fores Hela Sverige arbetar aktivt för att koppla ihop landsbygd och storstad, för att forskning och verksamhet finns etablerat i alla landsändar.

I en verksamhet som löper från Umeå till Malmö är det psykiska och fysiska avståndet stort. Att Fores finns över hela Sverige är inte bara en fördel, det innebär också en viss utmaning. Hur ska samtliga inom verksamheten kunna integreras och känna ägarskap av det dagliga arbetet? Ingen ska lämnas utanför informationsflödet, men behöver alla veta allt och är fler mailkedjor verkligen lösningen? Att introducera mer teknik och ännu fler sätt att interagera är inte nödvändigtvis lösningen för en verksamhet som behöver kunna jobba i en fri form.

Tove Mellgren, ansvarig för Fores hela Sverige menar att det ofta är svårare att få kollegorna på kontoret att anamma nya mobila arbetssätt än de medarbetare som sitter ute i landet.

– Det är lätt att tro att personer som befinner sig på distans måste anpassa sig till huvudkontoret. Men den som jobbar på distans ser oftare fördelen med flexibla arbetsmetoder medan den som är van vid traditionella arbetsplatser har det svårare.

Var måste man starta förändringen tror du?

– Det viktigaste är det interna ledarskapet, hur man genomdriver en strukturell förändring, man måste verkligen få med sig alla.

Något som också kommer fram är att gemensamma mål, kontinuerlig kommunikation och en inbyggt rutin är en viktig del för att det nationella samarbetet ska fungera bra.

Vilka fördelar finns det då av att arbeta nationellt? Genom att vara aktiv i hela Sverige får Fores en lokal och regional relevans som annars fattats. Flera projekt pågår mellan de olika noderna, seminarier och samtal anordnas. Fördelarna med decentraliseringen är många.

– Vi har örat mot marken och kan agera snabbt samt plocka upp nya lokala idéer och tankar, säger Magnus Andersson, aktiv i Fores Väst.  

Flera av Fores medarbetare bor även på andra platser runt om i landet. Stefan Larson, programchef för Digitala Samhället är bosatt i Malmö och arbetar även som forskare och lärare vid Lunds universitet.

Vad är det som möjliggör att du som programchef kan vara bosatt i Malmö och vilka positiva resultat kan du se av detta?

– Det blir förvisso en hel del tågresande, men de kommunikationsteknologiska förutsättningarna är trots allt bättre än någonsin, alla behöver inte vara i samma rum fysiskt för att kunna samarbeta.

Stefan menar att det finns flera goda poänger med att samla upp kompetens runtom i landet när det kommer till policyrelevanta områden.

– Min roll som forskare och programchef på Fores är nära knuten till kunskapsinstitutionernas arbete, och vid Lunds universitet, där jag alltså är docent och lektor jämte mitt arbete vid Fores, finns det gott om relevant kompetens att ösa ur.

Trots att Stockholm har de flesta komponenter som Fores arbetar med att sammanföra, – forskning, näringsliv och politik, – så får man inte glömma bort att Sverige är större än så inom alla dessa områden.

Under DistansaDagen den 4 maj kommer noderna delta på distans och via Fores Facebooksida ta del av seminarier och samtal live.

Fores Hela Sverige finns representerade i:

Syd: Mötesplatsen som gör skillnad, Altitude Meetings i Malmö
Väst: Utbildningscentrum för hållbar utveckling, Ekocentrum i Göteborg
Nord: Konsulterna för hållbar utveckling, Esam AB i Umeå

2016 startades ett samarbete med tre lokala verksamheter runtom i landet. Tillsammans med Fores i Stockholm drivs politisk opinion ut i hela landet, detta är Fores Hela Sverige.

Hoffice, lösningen på ett problem

Fler och fler arbetar på distans som ett resultat av omfattande digitalisering. Trots detta lever gamla modeller kvar kring hur man ska arbeta. Hoffice blev lösningen på problemet.

 

Redan 2014 meddelade SCB att 51% av alla företag har anställda som arbetar hemifrån, samtidigt förutspås det att andelen digitala nomader kommer öka till ca en miljard världen över år 2035

Vad gjorde att Hoffice blev ett svar på den problematik du såg bland frilansare och distansarbetare?

– Efter att jag drivit Hoffice ett tag märkte jag att många personer hade liknande typer av utvecklingsbehov. Många kände att de hade svårt att prioritera vad de skulle göra, få rätt saker gjorda och kände sig stressade.

Chritsofer bestämde sig då för att anordna Hoffice dagar där man gav möjlighet att  fördjupade sig i ett relevant ämne som intresserade deltagarna, bland annat anordnade man en kurs i “getting things done” metodiken.

– Jag tycker det är en av de mest fantastiska sakerna som Hoffice visat, att vi kunde starta och driva en kurs utifrån gemensamma behov, som en slags decentraliserad HR-avdelning.

”Känslan av att lära sig tillsammans, att upptäcka behov och analysera dem tillsammans, ett långsiktigt arbete som jag tycker varit en av de största framgångssagorna hittills.”

 

Hur har detta påverkat de som kommer till ett Hoffice?

Många människor känner ett väldigt stöd av att reflektera kring sina arbetsprocesser tillsammans vilket gör att de börjar arbeta på ett sätt som är mer förenligt med hur de vill leva sina liv. Man får en tydligt definierad arbetsdag där man sätter rimliga krav på sig själv. På grund av det här får mer saker gjorda, rätt saker gjorda, vilket leder till mindre stress i livet. Vi tar även hand om oss själva och orkar mer genom att lägga in korta pauser av fysisk aktivitet som gör att man lämnar arbetsdagen med energi.

Stress, svårighet att prioritera och långa arbetsdagar är utmaningar många hamnar i som distansarbetare. Hur har Hoffice varit en lösning på detta?

Hoffice gör att man blir mindre ensam, känner ett stöd från de andra. Sen har vi ju också den professionella aspekten, att gå på ett Hoffice är nog 30 gånger så effektivt som att gå på ett nätverksmingel där man lite krampaktigt försöker skapa kontakt med varandra. Vi lär känna varandra på ett mer naturligt sätt och vill på så sätt hjälpa varandra. Hoffice är som en liten inkubator för positiva samarbeten.

Vad är det som gjort detta möjligt hos Hoffice?

En viktig aspekt är att vi inte gjort Hoffice till ett kommersiellt projekt. Att bli hembjuden på ett Hoffice är som att få en gåva där alla tillsammans är ansvariga för att skapa en positiv arbetsdag. Genom att vi berättar om oss själva och de utmaningar vi kämpar med så skapas en känsla av generositet och öppenhet. Genom detta så kan människor självorganisera på ett helt annat sätt än om vi skulle vända oss till en person som är ansvarig och får betalt.

Avslutningsvis, om du kunde ge tre tips till den som arbetar på ett vanligt kontor, vad skulle det vara?

  • Ta regelbundna pauser.
  • Boka in regelbunden reflektion.
  • Hitta något att fira tillsammans med dina arbetskamrater varje dag.

Christofer Gradin Franzén är legitimerad psykolog och en av grundarna till Hoffice, en idé som spridit sig världen över, bland annat till Kanada, Turkiet och Brasilien, 

Så fungerar Hoffice: 

Välkommen till DistansaDagen 2018

ANMÄL DIG HÄR!

Den 4 maj välkomnar tankesmedjan Fores dig till DistansaDagen (tidigare jobba hemma-dagen). I år kommer vi fokusera på digital transformation av arbete och skola, hur digitaliseringen påverkar våra beteenden och hur den ställer oss inför nya utmaningar.

Under dagen anordnar vi bland annat två seminarier. Ett om digitaliseringens påverkan på organisationer och våra beteenden på jobbet samt ett om digitaliseringens påverkan på skolan och hur man ska uppnå de digitaliseringsmål som bestämts av regeringen. Att digitalisera arbetslivet är även en miljöfråga, Gunilla Sandin från 2030 sekretariatet håller ett föredrag om hur just du kan hjälpa till att nå sveriges klimatmål. Under eftermiddagen spelar vi in podcasten Digitalsamtal, på vår scen kommer forskaren Carl Heath och Journalisten Anders Thoresson prata om hur och vad du som arbetsgivare kan göra när det kommer till digitalisering av arbetsplatsen.

Mellan passen har du möjlighet att stanna kvar och jobba på distans. Så ta med dig dina kollegor, låt dig inspireras av andra och bidra till ett bättre klimat genom ditt distansarbete under DistansaDagen 2018.

Program:

09.00 – 10.00 Frukostseminarium:
Den digitala organisationen, hur gör man?

Den digitala transformationen ger oss utrymme att tänka om kring arbete, hur ledarskap och innovation fungerar och organisationer kan se ut. Trots det håller vi ofta fast vid gamla rutiner: – möten runt bord, fasta arbetstider på kontor och visitkort av papper. Mycket av det fungerar fortfarande, men när webbmötet strular för femte gången borde vi kanske ställa oss frågan: – Vad borde vi förändra och vad ska vi hålla fast vid? Går det att göra digital samverkan både mänsklig och hållbar – och hur gör man i så fall?

Välkommen till ett seminarium om digital transformation av arbetsplatser och organisationer, hur vi bör se på vår plats som anställda och chefer i det nya digitala landskapet.

På scen:

  • Peter Arnfalk, Konsult REMM och Forskare, Lunds Universitet
  • Mille Beckman, Affärsutvecklare Telia
  • Anette Hallin, Forskare Mälardalens Högskola
  • Lena Lid Falkman, Forskare Handelshögskolan Stockholm

11.00 – 11.20 Föredrag
Sveriges klimatmål och hur ditt distansarbete bidrar till att nå dem

På scen:

  • Gunilla Sandin, Projektsamordnare 2030-sekretariatet

12.00 – 13.00 Lunchseminarium
Utbildning, digitalisering och likvärdighet, håller de jämna steg?

Regeringen uttrycker i den nationella handlingsplanen för skolans digitalisering att Sverige ska vara bäst i världen på att ta till sig digitaliseringens möjligheter samt öka likvärdigheten i skolväsendet. Lärare förväntas lära ut programmering och digital kompetens till elever, och förbereda dem för framtidens arbetsmarknad. Nya ämnesområden som plötsligt blir krav sätter hög press på lärare som redan idag arbetar övertid. Men hur säkerställer man att rätt kompetens fördelas jämnt mellan lärare och elever? Lever den svenska skolan upp till målen i regeringens handlingsplan?

Välkommen till ett lunchseminarium om skolans digitalisering och de utmaningar vi står inför.

På scen:

  • Torbjörn Skarin, Ordförande Riksorganisationen för e-kompetens
  • Fredrik Lindgren, VD Kunskapsskolan
  • Maria Stockhaus, Riksdagsledamot Moderaterna

Moderator: Karin Nygårds, lärare, författare och programledare.

15.00 – 16.30 Digitalsamtal Live podd
Digitaliseringen av arbetsplatsen, hur och vad kan man göra?

På scen:

  • Carl Heath, Forskare ICT
  • Anders Thoresson, Frilandsjournalist

Under dagen bjuder Fores på frukost och lunch. Se till att anmäla dig och dina medarbetare före den 24/4 för att säkra en plats.

ANMÄL DIG HÄR!

Intervju: Cecilia Esteen från Bris berättar hur det är att jobba hemifrån

Kan du berätta vad du arbetar med?

Jag jobbar som projektledare på Bris, främst med medlemsarbete, som att anordna medlemsmöten, kongressen och annan medlemsvård samt kommunikation. Jag arbetar på vår regionenhet, med kontor från Umeå i norr till Malmö i söder, men själv sitter jag i Borlänge.

Varför jobbar du på distans?

När jag började jobba på Bris frågade jag om jag fick arbeta hemifrån eftersom jag inte ville flytta. Jag såg att jag kunde göra jobbet lika bra hemifrån ändå. Sen reser jag ju mycket för nätverksträffar och medlemsmöten och så vidare.

Skulle du kunna tänka dig att ha även dina medlemsmöten digitalt?

Nej, jag vill inte ta bort de mötena. Den mänskliga kontakten är viktig för mig och mitt arbete. Däremot har vi funderat över att göra det möjligt för andra att delta på medlemsmöten digitalt om de inte kan komma dit. Det är ju för att möjliggöra delaktighet och demokrati. Men jag trivs själv utmärkt med mixen av hemarbete och resa.

Är det svårt att få till bra rutiner så du kan arbeta effektivt? Hur ser dom ut?

Jag försöker följa min mans arbetstider (07-16). När han går till jobbet går jag in på kontoret. Jag upplever att jag är en disciplinerad person, men jag försöker också se till att det inte finns massa störande moment som disk, tvätt osv. Det sköter jag efter arbetstid som alla andra.

När jag jobbar så brukar jag jobba effektivt i en timme, sen tar jag en kort paus och växlar mellan intensiva uppgifter och mer sociala. Om jag först sitter och skriver brukar jag går över till att ta ett telefonmöte efteråt till exempel. 

Vid lunch försöker jag alltid komma ut på en promenad eller så går jag ned på stan och käkar med en kompis. Så tar jag fikapaus på för- och eftermiddagen också. Mitt stora problem är att jag vissa dagar kan komma på mig själv med att bara vara inne. Det är viktigt att komma ut lite under dagen.

På samma sätt som jag är duktig med att ha rutiner när jag arbetar är jag noga med att ta ledigt. När arbetsdagen är slut så stänger jag av arbetstelefonen och klappar ihop min jobb-dator på kontoret. Det är viktigt att göra skillnad på jobb och fritid – även rent fysiskt.

Blir det inte ensamt att sitta själv hela dagarna?

Nej, det blir det inte. Jag sitter ju ensam men är inte själv. Jag har mycket kontakt med mina kollegor över telefon och över Skype. Vi som arbetar tillsammans hörs oftast direkt på morgonen och checkar in på chatten bara för att säga hej och kolla att alla mår bra. Men sen hörs vi över telefon under dagen för att få lite social närvaro. Till exempel när jag tar min fika brukar jag ringa en kollega samtidigt.

Tror du att det kommer bli vanligare att arbeta utanför kontoret?

Jag vet inte, men tänker att det kommer att bli vanligare för anställda att kombinera hemarbete med kontorsarbete i alla fall. Det finns ju både för- och nackdelar med att arbeta hemma, så jag tror att det skulle gynna många att kunna kombinera.

För oss som bor utanför det stora städerna är det också ett spännande sätt att få tillgång till intressanta arbetsgivare utan att flytta. Alla trivs ju på olika ställen och jag tycker om att bo i Borlänge. Då är möjligheten att jobba på distans fantastiskt för att jag ska kunna arbeta på Bris. Över huvud taget tror jag att distansarbete bidrar till ett mer levande Sverige. Väldigt många små samhällen får ju fiber nu och har man det kan man ju sitta var som helst. 

Vilka är dina tips till andra som vill arbeta mer hemma?

  • Ha tydliga rutiner för när du börjar och slutar
  • Glöm inte att pausa
  • Ring människor istället för att maila för den sociala kontaktens skull
  • Se till att ta lunch på riktigt – lämna jobbet precis som på en vanlig arbetsplats

För mig är min arbetsplats där min dator är, så jag kan egentligen arbeta överallt – hemma i sängen, i parken, på stranden eller på ett bibliotek. Men även om man inte vill eller kan sitta på kontoret så kan det vara ganska skönt att gå till en plats som påminner om en arbetsplats. Därför hamnar jag ofta på Coffice, ett arbetsfik på Södermalm i Stockholm.

Coffice är ett fik som har många av de saker man annars vanligen hittar på ett kontor och bra kaffe och riktgt goda mackor, såklart. Fiket har strålande internet, en tyst avdelning där du kan arbeta utan att störas av sorlet från bordet bredvid och två olika bokningsbara mötesrum. Det ena är inrett med en soffa och ett par fåtöljer, det andra ser mer ut som ett klassiskt konferensrum. Rummen har teknik för att hålla presentationer och möjlighet att boka fika till ditt möte.

Det är verkligen inte konstigt att Coffice oftast är fullt. Här hittar du frilansande frifrälsare, studenter och start-ups. Och mig såklart! Nu när fler och fler av oss kan jobba var än datorn är och kontorshyran blir allt svår att försvara, kommer misstänker jag att flera ställen som Coffice kommer ploppa upp i Sverige.

Jobba från Japan!

Går det att vara på två ställen samtidigt? Ja, till viss del.

Du kanske jobbar på en plats och bor på en annan. Eller så reser du ut på äventyr men samtidigt kan du med hjälp av mobil, dator och framförallt internet fortfarande hålla ställningarna hemma.

I vintras var jag på en drömresa i Japan som tog mig och mina kompisar till tempofyllda Tokyo och till stillheten i varma källor vid kurorten Hakone. Samtidigt rullar jobblivet på hemmavid och med små arbetsinsatser kunde jag ha koll på projekten hemma.

Missförstå mig rätt. Ett flexibelt arbetsliv betyder inte att man ska vara tillgänglig för sin arbetsgivare utanför arbetstid. Det blir i förlängningen ohållbart och semester och fritid är något att värna om. Men man kan också se möjligheter i att faktiskt kunna fixa småsaker när man är på resande fot och därmed få ett friare yrkesliv och flexiblare arbetstid.

Min räddning blev att hyra pocket-wifi på Tokyos flygplats, vilket är mitt bästa tips oavsett om du ska resa i eller jobba från Japan. Då har du internet var du än är, oavsett om du sitter i en linbana på väg upp för en vulkan eller barhoppar i Tokyo. Man kan vara flera som kopplar upp sig mot samma wifi och det är hur smidigt som helst.

Med digitala medier kan du vara lika effektiv var du än är. Med en tidsskillnad på sju timmar, som gäller mellan Sverige och Japan, så har du ju jobbat klart lagom till att dina medarbetare i Sverige stigit upp ur sängen.

Så har du ett äventyr som väntar på dig så går det oftast att lösa sin arbetssituation, så länge man har ett välfungerande internet och en flexibel arbetsplats.

Tove Mellgren är ansvarig för Fores hela Sverige

Är det slappt att jobba hemma?

Om du tittar på Sociala medier finns det en bild av att det ska vara slappt att jobba hemma. Som att man kan ta sovmorgon varje dag och bara vara, så rullar pengarna in på kontot. Men ack så fel det kan bli när man upptäcker att det inte riktigt stämmer. 

2014 började jag arbeta hemifrån. Jag jobbar med att bygga grunden till en hemsidor som mina kunder sen tar över och kan sköta själv. Därför behöver jag inget kontor, ibland behöver jag inte ens träffa mina kunder IRL.

Det jag däremot behöver är en rutin för att få allt att gå ihop. Min första tanke var nog som många andra, att jobba i pyjamas varje dag. Men pyjamasen ger dig ett mindset som gör att du presterar sämre. Även om du jobbar hemma måste du ta på dig kläder, sorry men det är den bittra sanningen.

Det är inget glid på en räkmacka, du måste fixa ditt eget ramverk

Om du jämför med en vanlig anställning är skillnaden att det är du som är ytterst ansvarig för ditt arbete. Det vill säga att du måste bestämma när du jobbar och inte för att fritiden och arbetet inte ska flyta ihop till en kletig sörja.

Jag jobbar tidigt på morgonen, för då är det minst människor som stör. Klockan 5 går jag upp gör mig iordning  och sätter tänderna i dagens första uppgift. Detta ger mig god tid att vara flexibel i mitt schema om jag skulle vilja boka in ett möte under dagen. För jag har oftast hunnit med mer uppgifter innan klockan 11 än vad en vanlig person har gjort på en hel arbetsdag.

Att nätverka är A och O för att inte bli galen när du jobbar hemma

Det tog mig mer än 1 år innan jag fattade att det var brist på stimulans av att träffa nya personer som gjorde att min fokus och kvalitet på arbetet sjönk. För när man jobbar hemma blir man lätt bekväm, så bekväm att det enda du tvättar är dina mjukisbyxor.

Vi behöver gå ur vår comfort zone för att kunna utvecklas. Och när du jobbar hemma är det superviktigt att träffa andra drivna människor som kan ge dig lite energi. De kan ge dig feedback som du inte får av dina vänner, särskilt om de inte har samma arbete som du.

Jag hittar mina nätverk via google eller facebook, men också via grupper som nyföretagarcentrum. Men det viktigaste av allt är att hålla kontakten med dom du har träffat för att kunna tipsa och bli tipsad om event och nätverksträffar. För på en arbetsplats har du dina kollegor som du kan ventilera, men som egenföretagare som jobbar hemma måste du vara aktiv och gå den där extra sträckan för att snacka med personer som sitter i samma sits som du.

För även om du sitter hemma och jobbar ensam på ditt företag betyder det inte att du behöver vara ensam! Det finns mängder av människor som kan inspirera dig där ute.

Summan av kardemumman: är det slappt att jobba hemma?

Nej, inte om du verkligen anstränger dig. Risken är nog åt andra hållet att jobba så mycket att din fritid och arbetsliv blir en sörja. Se till att fixa en rutin som du gör för att avsluta din arbetsdag. Om jag inte ska någonstans brukar jag ta på mig mina färggranna leggings och göra en lite yoga session. Men du behöver verkligen inte göra som jag gör, hitta på din lilla sak som du gör för att säga till dig själv att arbetsdagen är slut.

En slapp arbetsdag hemma finns inte. Det som oftast visas på sociala medier är en bild som inte är sann för de flesta som jobbar hemma. Så även om det är det bästa beslutet i mitt liv att starta eget och jobba hemma är det långt ifrån en dans på rosor, men det är verkligen det mest givande jag gjort i hela mitt liv.

Johanna Bergsro är webbutvecklare och driver företaget enklaknep.

Tidigare Jobba-Hemma Dagen